指定管理者が行う講座の参加申込情報がオンラインフォーム上で閲覧できる状態になっていたことについて（5年12月25日、6年4月11日更新）

1　発生事案について

杉並芸術会館（座・高円寺）の指定管理者であるNPO法人劇場創造ネットワークが行う講座「おとなのための演劇ワークショップ」の参加申し込みに際し、同法人と区の文化・交流課に、申込者の一人から「他の申込者の情報が閲覧できた」との連絡がありました。調査の結果、オンラインフォーム（Googleフォーム）を作成する段階で担当者が設定を誤り、申込完了後の画面に表示される「前の回答を表示」ボタンを押すと、他の申込者の情報が閲覧できる状態になっていたことが判明しました。

2　閲覧可能であった個人情報について

（1）閲覧可能であった個人情報

オンラインフォームでの申込者31人分の氏名、住所、性別、年齢、電話番号、メールアドレス、現在の職業・所属、参加しようと思った理由、応募動機、趣味・特技、特記事項（身長など含め）、演劇に関する経歴

（2）閲覧可能であった期間

令和5年8月20日（日曜日）～9月25日（月曜日）

（3）閲覧可能者

オンラインフォームで申し込みをした31名

3　対応について

10月13日（金曜日）、申込者の一人から区へ他の申込者の情報を見ることができたとの申し入れがあり、当該申込者への確認、指定管理者への調査を行いました。その結果、他の人の申込情報が閲覧可能であったことが判明し、指定管理者から当該講座に申し込んだ方全員にメールで謝罪と事実関係の説明を行いました。

4　再発防止策

当該指定管理者に対して以下の事項を徹底するよう指導しました。

• 職員に対して個人情報保護の重要性等についての教育を定期的に行うこと
• オンラインフォーム作成等外部から情報を収集する際や、外部への個人情報を含む情報発信時には担当者による複層的なチェックを行うこと

5　区長コメント

ご心配とご迷惑をおかけした皆様に深くお詫びいたしますとともに、今後このようなことが起こることのないよう、改めて個人情報管理の徹底について区職員及び指定管理者に対して指導を行い、区民の皆様の信頼を回復できるよう努めてまいります。

実際に個人情報を閲覧できた申込者数について（6年4月11日）

令和5年12月25日に掲載した、指定管理者が行う講座の参加申込情報がオンラインフォーム上で閲覧できる状態になっていたことについて、追加の情報をお伝えします。

令和6年3月6日から順次、メール・電話等で「他の申込者の情報を見ることができた」及び「情報が見られたように感じた出来事があった」に該当する者が存在するか調査を実施しました。
令和6年4月9日、調査対象者全員の回答を確認しました。
調査結果は以下のとおりです。

（1）調査対象者

オンラインフォームで申し込みをした31名から通報者を除いた30名

（2）調査結果

他の申込者の情報を見ることができたと回答した申込者数　1名
情報が見られたように感じた出来事があったと回答した申込者数　0名

関係者の皆様にはご心配、ご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げますとともに、個人情報の重要性を再認識し、区民の皆様の信頼を回復できるよう再発防止に努めてまいります。